BIURO RZECZNIKA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORCÓW

Warszawa, dnia 29.11.2021 r.

W ramach zapytania ofertowego Zamawiający zaprasza Państwa do przesłania oferty w poniższym zakresie.

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców

ul. Wilcza 46, 00-679 Warszawa

www.rzecznikmsp.gov.pl

e-mail: zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl

REGON 380779546, NIP 7010832846

II. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

1. Wszelką korespondencję Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną na adres e-mail: zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl;
2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca posługuje się numerem sprawy określonym w Zapytaniu Ofertowym.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

      1.   Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi monitorowania mediów na potrzeby Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wraz z usługą stałego dostępu do bazy dziennikarzy.

Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców poszukuje dostawcy usługi codziennego monitoringu mediów (prasy, radia, telewizji i Internetu) w formie elektronicznej z zakresu działalności Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców oraz elektronicznej bazy dziennikarzy (prasy, radia, telewizji, Internetu oraz blogerów) zajmujących się tematyką podaną niżej i / lub zbliżoną:

-           podatki

-           polityka wewnętrzna kraju

-           prawo i sądownictwo

-           ubezpieczenia

-           urzędy i instytucje

-           gospodarka.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) znajduje się w załączniku nr 3.

1. W ramach wykonania zamówienia na Wykonawcy będą ciążyły następujące obowiązki:

a.         przygotowanie oferty cenowej

b.         prezentacja możliwości platformy monitorowania mediów

c.         możliwość wystawienia faktury miesięcznej przelewowej dla Zamawiającego

d.         wykonanie przedmiotu Zamówienia zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

1. Wykazy haseł i monitorowanych mediów zostały opisane odpowiednio w załączniku nr 1. Wykazy mogą ulec modyfikacjom w zakresie opisanym w Opisie przedmiotu zamówienia.
2. Czas realizacji wymagany dla zamówienia - zgodnie z umową.
3. Oferta musi zostać przygotowana przez Wykonawcę i zawierać następujące załączniki/informacje:

a). dane osoby i dokument potwierdzający jej umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;

b). wersję testową platformy internetowej. Platforma powinna zawierać poniższe elementy/parametry:

- materiały RTV, prasowe oraz internetowe dla hasła „Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców" (w ramach hasła powinny być także uwzględnione materiały zawierające hasło „Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców"), Platforma powinna zawierać aktualnie agregowane materiały z co najmniej 2 dni;

- narzędzie umożliwiające generowanie codziennego newslettera, o którym mowa w pkt 3.4 OPZ. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przetestowania funkcjonalności generowania newslettera w trakcie oceny merytorycznej, poprzez wysyłkę newslettera na adres …………………………………………………;

c). wersję mobilną platformy internetowej;

d). wyszukiwarkę materiałów na platformie internetowej;

e). Wersja testowa platformy powinna być dostępna dla Zamawiającego przez okres 10 dni od dnia złożenia oferty, celem przeprowadzenia oceny jakościowej;

f). wersję poglądową bazy dziennikarzy - testowy panel do obsługi wraz z wersją mobilną dostępne dla Zamawiającego przez okres 7 dni;

g). oświadczenie Wykonawcy o posiadanych zgodach na używanie danych z bazy dziennikarzy zgodnie z przepisami o RODO.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Usługi będą realizowane sukcesywnie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2022 r.

V. TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY I SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA OFERTY

Skan oferty powinien zostać przesłany pocztą elektroniczną na adres e-mail:

zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl

w terminie do 06.12.2021 r. do godz. 10:00.

W temacie maila należy wpisać „RMSP/10/2021 MONITORING MEDIÓW 2022”. 

Przesłane dokumenty powinny zostać podpisane przez Wykonawcę lub przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania Wykonawcy, a następnie zeskanowane w sposób zapewniający ich pełną czytelność.

W celu zapewnienia porównywalności ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcami, których dokumenty będą wymagały uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania.

Dokumenty, co do których dany Wykonawca nie dokonał uzupełnień, wyjaśnień lub doprecyzowania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie będą rozpatrywane.

Sposób obliczenia ceny oferty:

Wykonawca przygotuje ofertę cenową ze wskazaniem, jaki będzie:

•           koszt miesięczny monitoringu mediów wraz z dostępem do platformy,

•           koszt miesięczny dostępu do bazy dziennikarzy wraz z dostępem do platformy, w tym koszt dostępu do platformy i koszt stałej aktualizacji,

•           łączny roczny koszt świadczenia usług objętych zamówieniem.

Termin związania ofertą: 30 dni

VI. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Zamawiający rozpatrzy oferty, które nie zostały odrzucone pod względem formalnym, na podstawie następujących kryteriów:

•           Kryterium 1: Ceny usługi: 40%

•           Kryterium 2: Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiające generowania newslettera: 60%

Zamawiający oceni oferty, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert. Przyjmie przy tym zasadę, że 1% = 1 punkt.

W kryterium „Ceny" Zamawiający przyjmie do oceny łączny roczny koszt świadczenia usług objętych zamówieniem.

Punkty za kryterium 1 „Cena" zostaną obliczone według wzoru:

Cena brutto oferty najtańszej

x 40 = liczba punktów

Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Podczas wyboru Wykonawcy Zamawiający przyzna punkty za kryterium 2 „Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiającego generowania newslettera" za następujące elementy:

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów będącą sumą punktów uzyskanych dla obu kryteriów.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.

VII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zamieści na stronie BIP, na której opublikowano Zapytanie Ofertowe.

Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą, o miejscu i terminie podpisania umowy.

Wykonawca przed zawarciem umowy może zostać wezwany przez Zamawiającego do podania wszelkich informacje niezbędnych do wypełnienia treści umowy.

VIII. INFORMACJE DODATKOWE

Zamawiający informuje, że przedmiotowe zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129).

Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

W przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty lub jakichkolwiek informacji składanych przez Wykonawców, Zamawiający może zastosować instytucję wezwania do wyjaśnień.

Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
- treść oferty jest niezgodna z Zapytaniem Ofertowym,
- Wykonawca nie złoży wyjaśnień lub złożone wyjaśnienia potwierdzą, że oferta jest niezgodna z Zapytaniem Ofertowym lub zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
- nie zawiera Łącznej ceny oferty brutto.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. W tym celu Wykonawca powinien przesłać pytania na adres zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl, z powołaniem się na nazwę i numer postępowania.

Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty, w sposób inny niż określony
w Zapytaniu ofertowym lub po terminie, spowoduje jej odrzucenie.

Złożenie oferty wariantowej lub częściowej powoduje odrzucenie oferty.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty i opłaty niezbędne dla realizacji zamówienia wynikające z Zapytania ofertowego.

Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, zgodnie ze wzorem umowy, stanowiącym Załącznik nr 3do zapytania ofertowego.

Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane. 

W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji(Dz. U. z 2020r. poz. 1913zezm.)

Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści niniejszego zapytania ofertowego oraz prawo do unieważnienia lub odwołania niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia w całości lub w części. Modyfikacja treści zapytania ofertowego nastąpi w taki sposób, w jaki nastąpiło jego ogłoszenie lub przekazanie Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowegona każdym jego etapie, bez podania przyczyny, jak również udzielenia zamówienia w zmniejszonym zakresie ilościowym lub jakościowym.Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Klauzula informacyjna

Zgodnie z obowiązkiem z art. 13 i 14 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, że:

 Administratorem danych osobowych jest Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, z siedzibą w Warszawie (00-679), przy ul. Wilczej 46, tel. 22 123 70 70 („Rzecznik”).

 Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych pod adresem mailowym: iod@rzecznikmsp.gov.pllub pisemnie na adres: ul Wilcza 46, 00-679 Warszawa z dopiskiem „IOD”.

 Klauzula dotyczy przetwarzania danych osób fizycznych: oferenta, a także jego pracowników, współpracowników, personelu, członka organu, pełnomocnika i innych osób reprezentujących oferenta.

 Dane osobowe zawarte w ofercie i jej załącznikach będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyboru kontrahenta do zawarcia umowy. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda oferenta, wyrażana poprzez przystąpienie do postępowania, a także niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze jako jednostce sektora finansów publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), tj. obowiązków wynikających z:

·         Kodeksu cywilnego,

·         ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.),

·         ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

Przystąpienie do postępowania jest dobrowolne, jednak po przystąpieniu podanie danych jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a ich niepodanie uniemożliwi uczestnictwo w postępowaniu.  Jeśli reprezentuje Pani/Pan oferenta lub inny podmiot, dane kontaktowe przetwarzane są w związku z Pani/Pana funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego Pani/Pan występuje. Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub otrzymaliśmy je od tego podmiotu.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji. 

 Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

•       zainteresowane podmioty i osoby, z uwagi na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

•       podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, usługi doradcze i prawne), które przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,

•       niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, będący odrębnymi administratorami (m.in. usług pocztowych i operacyjnych),

•       organy ochrony prawnej i instytucje publiczne upoważnione do tego na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

•       żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia po upływie wskazanych okresów, ograniczenia przetwarzania, a także a w zakresie zgody – również przeniesienia danych,

•       cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

•       wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: (22) 531 03 00

DOPISEK DO OFERTY:

Przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych na potrzeby tego postępowania.

W każdej chwili oferentowi przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Załączniki:
Nr 1 – Wykaz haseł

Nr 2 – Formularz ofertowy
Nr 3 – Opis przedmiotu zamówienia
Nr 4 – Wzór umowy