BIURO RZECZNIKA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORCÓW

Skan oferty powinien zostać przesłany pocztą elektroniczną na adres e-mail:

zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl

w terminie do 15 czerwca 2021 r. do godziny 15.00

Warszawa, … czerwca 2021 r.

W ramach zapytania ofertowego Zamawiający zaprasza Państwa do przesłania oferty w poniższym zakresie.

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców

ul. Wilcza 46, 00-679 Warszawa

www.rzecznikmsp.gov.pl

e-mail: zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl

REGON 380779546, NIP 7010832846

II. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

1.       Wszelką korespondencję Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną na adres e-mail: zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl;

2.       W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca posługuje się numerem sprawy określonym w Zapytaniu Ofertowym.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów biurowych, artykułów spożywczych i artykułów chemicznych na bieżące potrzeby Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców.

2.Wykaz produktów przewidzianych do dostawy jest określony w formularzu cenowym (załącznik nr 2), stanowiącym załącznik oferty Wykonawcy.

3. Przy realizacji zamówienia wymagana jest należyta staranność.

4. Wykonawca zobowiązuje się do dostawy artykułów biurowych w ilościach określonych każdorazowo w zgłoszonym przez Zamawiającego zapotrzebowaniu oraz po cenach zawartych w ofercie.

5. Produkty muszą być pełnowartościowe w pierwszym gatunku, pakowane fabrycznie oraz dostarczane w nienaruszonych opakowaniach.

6. Termin przydatności produktów do użycia od dnia dostawy do Zamawiającego nie może być krótszy niż 12 miesięcy, z zastrzeżeniem, że w przypadku artykułów spożywczych charakteryzujących się krótszym terminem przydatności, termin nie może być krótszy niż 2 miesiące.

7. Wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie, stosownie do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, a ponadto Zamawiający zastrzega sobie, w ramach wartości umowy, możliwość dokonywania zmian ilościowych w przedstawionym asortymencie, stosownie do rzeczywistych potrzeb, przy zachowaniu cen jednostkowych podanych w ofercie.

8. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

a. dostarczanie produktów do Zamawiającego według adresu wskazanego w zamówieniu spośród poniższych:

➢ul. Wilcza 46, 00-679 Warszawa (siedziba główna),

➢ul. Ciepła 1 lok. 10, 15-472 Białystok (Oddział Terenowy w Białymstoku),

➢ul. Wielka 20, 61-774 Poznań (Oddział Terenowy w Poznaniu)

➢ul. Żabi Kruk 16 lok.04, 80-822 Gdańsk (Oddział Terenowy w Gdańsku),

➢ul. Kanonicza 11, 31-002 Kraków (Oddział Terenowy w Krakowie);

b. transport produktów wraz z załadunkiem i rozładunkiem oraz złożeniem w budynku wybranej lokalizacji Zamawiającego we wskazanym przez niego miejscu.

9. Warunki realizacji i odbioru przedmiotu zamówienia:

a. dostarczanie produktów przez okres maksymalnie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy,

b. realizacja dostaw sukcesywna według potrzeb Zamawiającego, w terminie do: 48godzin od daty otrzymania zapotrzebowania w przypadku dostawy realizowanej do siedziby głównej Zamawiającego w Warszawie i do 48 godzin od daty otrzymania zapotrzebowania w przypadku dostaw realizowanych do siedzib oddziałów terenowych Zamawiającego w Poznaniu, Gdańsku, Białymstoku i Krakowie. Wskazane terminy dotyczą dni roboczych.

c. udokumentowanie przy odbiorze daty produkcji produktu i terminu przydatności do spożycia.

10. W ramach wykonania zamówienia na Wykonawcy będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury miesięcznej przelewowej;

11. Szczegółowy opis oraz pozostałe warunki realizacji przedmiotu zamówienia zostały zawarte w Projekcie Umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA I SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

Dostawy realizowane będą przez 12 miesięcy od dnia podpisania umowy

V. TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY I SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA OFERTY

Skan oferty powinien zostać przesłany pocztą elektroniczną na adres e-mail:

zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl

w terminie do 15 czerwca 2021 r. do godziny 15.00

W temacie maila należy wpisać „RMSP/05/2021 Dostawa artykułów biurowych i spożywczych”. 

Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym, w języku polskim, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 oraz formularz cenowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (na zewnątrz) i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.

W przypadku podpisania oferty przez inną osobę niż osoby upoważnione, wymienione w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

Treść złożonej oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

W celu zapewnienia porównywalności ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcami, których dokumenty będą wymagały uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania.

Oferty zawierające dokumenty, co do których dany Wykonawca nie dokonał uzupełnień, wyjaśnień lub doprecyzowania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie będą rozpatrywane.

Termin związania ofertą: 30 dni

VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Ofertą najkorzystniejszą będzie ta, która przedstawi najkorzystniejszą cenę. Do porównania ofert w kryterium cena Zamawiający weźmie pod uwagę sumę cen jednostkowych z tabeli Formularza cenowego pn. „ARTYKUŁY OCENIANE PRZY WYBORZE OFERENTA”.

Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za podane kryterium-100

Całkowita cena brutto oferty (C):100%–100pkt

Oferta najtańsza otrzyma 100 punktów.

Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły: Liczba punktów = Cmin/Cwn x 100 pkt

Gdzie:

Cmin–cena minimalna spośród zaproponowanych cen ofertowych, Cwn–cena zaproponowana przez wykonawcę n

VII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zamieści na stronie BIP, na której opublikowano Zapytanie Ofertowe.

Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą, o miejscu i terminie podpisania umowy.

Wykonawca przed zawarciem umowy może zostać wezwany przez Zamawiającego do podania wszelkich informacji niezbędnych do wypełnienia treści umowy.

VIII. INFORMACJE DODATKOWE

Zamawiający informuje, że przedmiotowe zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.).

Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

W przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty lub jakichkolwiek informacji składanych przez Wykonawców, Zamawiający może zastosować instytucję wezwania do wyjaśnień.

Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
- treść oferty jest niezgodna z Zapytaniem Ofertowym,
- Wykonawca nie złoży wyjaśnień lub złożone wyjaśnienia potwierdzą, że oferta jest niezgodna z Zapytaniem Ofertowym lub zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
- nie zawiera Łącznej ceny oferty netto oraz brutto.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. W tym celu Wykonawca powinien przesłać pytania na adres zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl, z powołaniem się na nazwę i numer postępowania.

Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty, w sposób inny niż określony
w Zapytaniu ofertowym lub po terminie, spowoduje jej odrzucenie.

Złożenie oferty wariantowej lub częściowej powoduje odrzucenie oferty.

Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty i opłaty niezbędne dla realizacji zamówienia wynikające z Zapytania ofertowego.

Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, zgodnie ze wzorem umowy, stanowiącym Załącznik nr 3do zapytania ofertowego.

Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane. 

W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji(Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 zezm.)

Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści niniejszego zapytania ofertowego oraz prawo do unieważnienia lub odwołania niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia w całości lub w części. Modyfikacja treści zapytania ofertowego nastąpi w taki sposób, w jaki nastąpiło jego ogłoszenie lub przekazanie Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowegona każdym jego etapie, bez podania przyczyny, jak również udzielenia zamówienia w zmniejszonym zakresie ilościowym lub jakościowym.Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Klauzula informacyjna

Zgodnie z obowiązkiem z art. 13 i 14 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, że:

 Administratorem danych osobowych jest Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, z siedzibą w Warszawie (00-679), przy ul. Wilczej 46, tel. 22 123 70 70 („Rzecznik”).

 Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych pod adresem mailowym: iod@rzecznikmsp.gov.pllub pisemnie na adres: ul Wilcza 46, 00-679 Warszawa z dopiskiem „IOD”.

 Klauzula dotyczy przetwarzania danych osób fizycznych: oferenta, a także jego pracowników, współpracowników, personelu, członka organu, pełnomocnika i innych osób reprezentujących oferenta.

 Dane osobowe zawarte w ofercie i jej załącznikach będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyboru kontrahenta do zawarcia umowy. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda oferenta, wyrażana poprzez przystąpienie do postępowania, a także niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze jako jednostce sektora finansów publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), tj. obowiązków wynikających z:

·         Kodeksu cywilnego,

·         ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.),

·         ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

Przystąpienie do postępowania jest dobrowolne, jednak po przystąpieniu podanie danych jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a ich niepodanie uniemożliwi uczestnictwo w postępowaniu.  Jeśli reprezentuje Pani/Pan oferenta lub inny podmiot, dane kontaktowe przetwarzane są w związku z Pani/Pana funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego Pani/Pan występuje. Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub otrzymaliśmy je od tego podmiotu.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.

 Dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji. 

 Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

•       zainteresowane podmioty i osoby, z uwagi na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

•       podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, usługi doradcze i prawne), które przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,

•       niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, będący odrębnymi administratorami (m.in. usług pocztowych i operacyjnych),

•       organy ochrony prawnej i instytucje publiczne upoważnione do tego na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

•       żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia po upływie wskazanych okresów, ograniczenia przetwarzania, a także a w zakresie zgody – również przeniesienia danych,

•       cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

•       wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: (22) 531 03 00

DOPISEK DO OFERTY:

Przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych na potrzeby tego postępowania.

W każdej chwili oferentowi przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Załączniki:

Nr 1 – Formularz ofertowy

Nr 2 – Formularz cenowy

Nr 3 – Umowa