2023-01-13
Świadczenie usług sprzątania OT Białystok RMSP/01/2023
Zapytanie ofertowe
RMSP/01/2023
Dotyczy:
Świadczenia usług sprzątania pomieszczeń biurowych na potrzeby Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców w Oddziale Terenowym w Białymstoku.
W ramach niniejszego Zapytania ofertowego Zamawiający zaprasza Państwa do przesłania oferty w poniższym zakresie.
I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Skarb Państwa – Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców
Adres Zamawiającego: ul. Wilcza 46, 00-679 Warszawa
www.rzecznikmsp.gov.pl
e-mail: zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl,
REGON 380779546, NIP 7010832846
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sprzątania na potrzeby Biura Rzecznika
Małych i Średnich Przedsiębiorców w Oddziale Terenowym w Białymstoku, ul. Ciepła 1 lok. 10, 15-472 Białystok.
2. Do obowiązków Wykonawcy należy:
a. przygotowanie oferty zgodnie z Załącznikiem nr 2 dołączonym do niniejszego Zapytania ofertowego,
b. możliwość wystawienia faktury miesięcznej przelewowej z odroczonym terminem płatności dla Zamawiającego,
c. świadczenie usług sprzątania zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego, z uwzględnieniem wytycznych
Zamawiającego, w tym świadczenie ww. usług przy użyciu własnych środków czystości, sprzętu oraz innych materiałów niezbędnych do realizacji usług. Stosowane przez Wykonawcę środki czystości muszą być odpowiedniej jakości, skuteczne w stosowaniu, powszechnie dostępne i używane na rynku, posiadające atest PZH, bezpieczne dla każdej zmywalnej powierzchni, rozkładalne, nietoksyczne, posiadające właściwości odtłuszczająco - myjące. Środki czystości i środki higieniczne powinny być dostarczane i uzupełniane według bieżących potrzeb w celu zapewnienia należytego świadczenia usług.
III. PLANOWANY TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Umowa zostanie zawarta na czas określony z okresem obowiązywania począwszy od dnia 1 lutego 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku.
IV. Termin i sposób przekazania oferty
Oferta powinna zostać przesłana pocztą elektroniczną na adres mailowy:
zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl.
w terminie do 20.01.2023 r. do godziny 10:00
W temacie maila należy wpisać „Świadczenie usług sprzątania OT Białystok RMSP/01/2023”.
Oferta powinna zawierać uzupełniony Formularz ofertowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 oraz oświadczenie o braku podstaw wykluczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3.
Do oferty należy dołączyć także kopię ważnej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.
Przesłane w ten sposób dokumenty powinny zostać podpisane przez Wykonawcę lub przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania Wykonawcy, a następnie zeskanowane w sposób zapewniający ich pełną czytelność. Do oferty należy dołączyć stosowny dokument potwierdzający umocowanie osoby składającej ofertę w imieniu Wykonawcy, jeżeli dotyczy.
W celu zapewnienia porównywalności ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcami, których dokumenty będą wymagały uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania.
Dokumenty, co do których dany Wykonawca nie dokonał uzupełnień, poprawień lub wyjaśnień co do ich treści w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie będą rozpatrywane.
Oferty niepełne, tj. niezawierające wyceny bądź wymaganych informacji w ramach Zamówienia i nieuzupełnione w zakreślonym przez Zamawiającego czasie, podlegają odrzuceniu.
Sposób obliczenia ceny oferty:
Wykonawca przygotuje ofertę cenową ze wskazaniem ceny jednostkowej netto oraz brutto w złotych za miesiąc świadczenia usług, zgodnie z Formularzem ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2.
Termin związania ofertą: 14 dni
V. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY.
1. Najkorzystniejszą ofertą będzie ta, która najwyższą liczbę (C+J) punktów zgodnie z niżej wskazanymi kryteriami oceny ofert. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu:
1) Cena brutto za miesiąc świadczenia usługi (C) – 60%;
2) Jakość świadczonych usług (J) – 40%, gdzie na ocenę tejże realizacji składa się:
a. 30% - rekomendacja od co najmniej jednej firmy, w której firma świadczy lub świadczyła usługi sprzątające z pozytywną oceną świadczonych usług;
b. 10% - ocena wykazu sprzętów oraz środków niezbędnych do wykonywania danych usług sprzątających
Niezbędne jest wykazanie listy niezbędnych sprzętów oraz środków, co ocenione zostanie w zestawieniu do innych propozycji ofertowych.
2. Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium:
1) Cena brutto za miesiąc świadczenia usługi (C) – 60% - 60 pkt
Oferta najtańsza otrzyma 60 punktów. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:
Cn / Cb x 100 x 60 % = liczba punktów, gdzie:
Cn – najniższa cena oferty brutto przedmiotu zamówienia spośród ocenianych ofert
Cb – cena oferty brutto przedmiotu zamówienia oferty badanej,
100 – wskaźnik stały
60% - procentowe znaczenie kryterium ceny oferty brutto przedmiotu zamówienia.
2) Jakość świadczonych usług (J) – 40% - 40 pkt
W ramach kryterium „Jakość świadczonych usług” ocena ofert będzie dokonana w oparciu o następujące podkryteria:
1) Rekomendacje/a od firm/y, w których Wykonawca świadczy/ł usługi – 30% - 30 pkt
Ocena dokonana zostanie według poniższej punktacji:
1 rekomendacja – 5 pkt
2 rekomendacje – 10 pkt
3 rekomendacje – 20 pkt
4 rekomendacje – 30 pkt
2) Ocena wykazu środków czystości i materiałów higienicznych oraz sprzętów niezbędnych do wykonywania usługi – 10% - 10 pkt
Ocenie zostanie poddany Załącznik nr 2 w podpunkcie 2, w którym Wykonawca wskaże wykaz środków czystości, materiałów higienicznych oraz wykaz sprzętów niezbędnych do wykonywania danych usług, za pomocą których Wykonawca zamierza świadczyć usługi w przypadku wyboru oferty.
Ocena zostanie dokonana przez trzech pracowników Zamawiającego, po otrzymaniu wszystkich nadesłanych ofert. Następnie wyciągnięta zostanie średnia z przyznanych przez pracowników punktów, co pozwoli na wyłonienie najlepszej oferty.
Punktacja: 0-10 pkt.
VI. INFORMACJE DODATKOWE
INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY
Informację o wyborze oferty Zamawiający zamieści na stronie BIP, na której opublikowano Zapytanie ofertowe.
Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą,
o miejscu i terminie podpisania umowy.
Wykonawca przed zawarciem umowy może zostać wezwany przez Zamawiającego do podania wszelkich informacji niezbędnych do wypełnienia treści umowy.
Zamawiający informuje, że przedmiotowe zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dn. 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.), ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).
Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
W przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty lub jakichkolwiek informacji składanych przez Wykonawców, Zamawiający może zastosować instytucję wezwania do wyjaśnień.
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
- treść oferty jest niezgodna z Zapytaniem ofertowym,
- Wykonawca nie złoży wyjaśnień lub złożone wyjaśnienia potwierdzą, że oferta jest niezgodna z Zapytaniem ofertowym,
- oferta nie będzie zawierała wymaganych dokumentów lub pełnych informacji, w tym wyceny usług,
- Wykonawca złoży ofertę po terminie określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub po upływie terminu wyznaczonym przez Zamawiającego na uzupełnienie lub poprawienie oferty bądź złożenie wyjaśnień.
Ponadto, Zamawiający może odrzucić ofertę z uwagi na treść złożonych oświadczeń, stanowiących Załącznik nr 3.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści niniejszego Zapytania ofertowego oraz prawo do unieważnienia, odwołania niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia lub zamknięcia bez dokonania wyboru oferty. Modyfikacja treści Zapytania ofertowego nastąpi w taki sposób, w jaki nastąpiło jego przekazanie Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego Zapytania ofertowego na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego. W tym celu wykonawca powinien przesłać pytania na adres zamowienia@rzecznikmsp.gov.pl, z powołaniem się na nazwę postępowania.
Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty i opłaty niezbędne dla realizacji zamówienia wynikające wprost z Zapytania ofertowego, jak również w nim nie ujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia zgodnie z zasadami wiedzy technicznej oraz należytą starannością wynikającą z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez Wykonawcę działalności.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącego sprawdzania jakości świadczonych na jego rzecz usług oraz środków wykorzystywanych do świadczenia tychże usług.
Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa zgodnie z przedstawionym projektem umowy.
Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233, dalej: „ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”), należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane.
W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Klauzula informacyjna
Zgodnie z obowiązkami wynikającymi z art. 13 i 14 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych
z dnia 27 kwietnia 2016 r.[1](dalej: „RODO”) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, który wykonuje swoje zadania przy pomocy Biura Rzecznika z siedzibą w Warszawie (00-679),
przy ul. Wilczej 46 („Rzecznik” lub „Administrator”).
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych pod adresem
e-mailowym: iod@rzecznikmsp.gov.pllub pisemnie na adres Biura Rzecznika z dopiskiem „IOD”.
Klauzula dotyczy przetwarzania danych osób fizycznych: oferenta, a także jego pracowników, współpracowników, personelu, członka organu, pełnomocnika i innych osób reprezentujących oferenta.
Dane osobowe zawarte w ofercie i jej załącznikach będą przetwarzane w celu analizy oferty
i wyboru kontrahenta do zawarcia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
Podanie danych jest warunkiem przystąpienia do procedury wyboru oferty, a ich niepodanie uniemożliwi w niej udział. Jeśli reprezentuje Pani/Pan oferenta lub inny podmiot, dane kontaktowe przetwarzane są w związku z Pani/Pana funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego Pani/Pan występuje. Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub otrzymaliśmy je od tego podmiotu. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.
1. Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
2. w zakresie niezbędnym do wyboru oferty – przez okres przedawnienia roszczeń związanych z wyborem oferty, nie dłużej niż 2 lata;
3. w zakresie dokumentacji archiwalnej – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy,
a następnie przekazane do archiwizacji w archiwach państwowych[2].
1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:
2. podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, usługi doradcze i prawne), które przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami;
• niezależnym zewnętrznym usługodawcom, dostawcom, partnerom, będącym odrębnymi administratorami (m.in. w zakresie świadczenia usług pocztowych i operacyjnych);
• organom ochrony prawnej i instytucjom publicznym upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
1. Przysługują Pani/Panu następujące prawa:
2. żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia po upływie wskazanych okresów, ograniczenia przetwarzania, a także a w zakresie umowy – również przeniesienia danych;
3. wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych
w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, numer telefonu: (22) 531 03 00, www.uodo.gov.pl.
________________________________________
[1]Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 oraz Dz.U.UE.L.2018.127.2 oraz Dz.U.UE.L.2021.74.35).
[1]Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173) oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (z Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej).
DOPISEK DO OFERTY:
Przystąpienie do postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych na potrzeby tego postępowania.
W każdej chwili oferentowi przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.